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【如何建構BI系統業務?】(二)你知道要分析的內容是什麼嗎?


【導讀】
BI專案是如何推進的?包含了那些過程?存在哪些模式嗎?德昂資訊在此要分享一位超資深BI工程師的經驗總結,從使用者識別、分析內容確立、專案應用、展示設計到後續行動的支持,期望幫你建立基礎但深刻的BI專案知識體系。Let's Go!
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【前言】
在上一篇文章中,我們跟大家分享了「BI業務系統建構方法五步驟」的第一步驟:識別使用者在第一步驟中,我們確定了商務智能系統的最終用戶,根據用戶在企業組織中的層級位置和崗位職責,我們可以初步確定每個用戶關注的業務範圍。

【今日焦點】
今天我們談第二個步驟——確定分析內容
接下來,第二步驟則是談我們如何為這些用戶提供具體業務指標以及業務分析內容,可歸納成下面這三道手續:收集業務分析需求、提煉業務指標、建構業務分析線路。
1. 收集業務分析需求:
理論上,最終用戶作為商務智能系統的業務驅動方,我們直接跟他們進行業務調研就能獲取到準確的數據分析需求。但實際上,在大部分專案裡,我們在跟最終用戶做需求調研時,都會被問這些問題:
「別的企業都做了些什麼?」
「你們做過這麼多BI專案,應該比較有經驗吧?你們建議我們看什麼?」

這些提出問題的用戶又分成兩種客戶類型
(1)第一種是很了解商務智能系統的作用,但就是想參考一下同行業或者是同模塊的案例,想站在巨人的肩膀上直接做到最好(如下圖左邊的人)

(2)第二種則是完全不知道商務智能系統是什麼,將它與現有業務系統進行比較,認為現有系統已滿足日常工作需要,對商務智能系統能產生的價值抱持懷疑態度(如下圖右邊的人)




所以在實際的專案裡,作為專案實施方,我們需要根據用戶提供需求的能力對用戶進行分類,然後採用不同的手段進行業務需求收集,所以我們又可以根據需求明確和不明確的客戶將其劃分為下列四種類型.

(1)R1類型的用戶:

  • 出沒頻率:可遇不可求。
  • 特性:此類用戶的業務分析需求非常明確,有確定的業務主題、確定的指標以及業務分析維度,最極致的是有還明確的報表格式、圖表樣式和取數接口說明。
  • 伺候方式:專案實施方僅需要開發實現。

(2)R2類型的用戶:
  • 出沒頻率:不低,一旦出現就讓你歡樂與眼淚齊飛。
  • 特性:用戶的業務分析需求很明確,有確定的業務主題、確定的指標以及業務分析維度,就是沒有展現樣式。
  • 伺候方式:要求專案實施方根據最佳實踐進行設計和開發實現,我們在專案裡經常會聽到這樣的話:
「樣式太醜了!」
「說不上哪裡不好,但是看著就是彆扭!」
「還有其他樣式嗎?」

遇到這種類型的用戶,準備好行業案例的同時還要有一個好的UI設計師,否則幾次設計弄不好,合作的小船說翻就翻。

(3)R3類型的用戶:
  • 出沒頻率:經常。
  • 特性:有明確的業務範圍,如財務、銷售、生產主題等,但每個主題可以做哪些業務分析需要專案實施方進行調研和設計。
  • 伺候方式:專案實施方要同時具備諮詢和開發的能力,我們一般會採用先主動推送定向分析的方法來收集業務分析需求,快速、準確、有效。
(A) 主動推送:首先要有以往專案案例,然後結合當前用戶實際情況收集需求,快速設計業務展示原型,為用戶模擬實際分析場景,對商務智能系統有一個快速的入門體驗。需要根據用戶的層級位置收集需求:

i. 決策層主管:主要包括集團總經理、企業發展總規劃師、集團財務總監、分管不同業務板塊副總、各級公司總經理等主管,可以通過了解企業發展戰略文件、主管講話稿、各部門匯報材料等渠道了解決策層主管的管理思路以及重點關注業務內容。
ii. 集團及各級公司管理層主管:主要包括相關部門的部長、分管不同業務的副部長等主管,可以通過收集業務經營分析材料、各企業上報資料、常用管理報表等渠道了解管理層主管的管理思路以及重點關注業務內容。

iii. 業務執行層用戶:主要包括各個業務部門分管不同業務的用戶,可以通過收集他們負責管理的報表、需要對上整理的匯報材料內容來了解業務用戶日常使用和關注的業務內容。

(B) 定向分析:用戶通過專案實施方提供的展示模板快速學習,了解商務智能系統中專業BI工具的功能特點,以提出更加豐富和多樣的個性業務分析需求。

(4)R4類型的用戶:
  • 出沒頻率:這就看你人脈廣度啦!一般是土豪級的客戶,跟專案實施方是朋友。
  • 特性:有預算範圍但是沒有專案實施範圍。
  • 伺候方式:共同協商來確定,只要實施方有實力,專案分期做不是難事。
2. 提煉業務指標:

業務分析需求收集完成以後,需要從中提煉業務指標。業務分析是圍繞相關業務指標按照各種業務分析視角對數據進行綜合利用,實現業務分析需求需要先分離出業務指標以及相關分析維度,確定每個指標的數據來源、採集頻率、權限範圍等,最後為所有的指標編寫管理手冊,格式如下:


在指標管理手冊中,需要明確指標的編碼、名稱、所屬業務主題、分析維度、歸屬部門、數據來源等,要保證每個指標都有數據基礎支撐,這些指標最好是已經基於實際的數據結果進行了展示驗證,當然在實際實施的過程中,專案實施方會根據實際的情況對指標進行部分優化或者是增加新的指標。

1. 對企業已有的指標進行優化:主要是以重分類為主,如增加指標的屬性定義,或對指標的歸屬部門以及主題進行調整,這些調整將會基於實施方業務顧問的經驗,並徵求客戶方相關業務部門的意見。
2. 增加新的指標:根據分析使用者的業務分析需求,如現有的指標體系不夠完整,需要加入新的指標,或對當前的指標進行分解,專案實施方將基於確定好的指標管理規則來添加新的指標。

3. 建構業務分析線路:
單個指標的數據分析並不完整,業務分析體系是一個面向企業各級主管層,由點到線,由線到面,逐層關聯的體系結構。在這個體系結構中,指標的分析方式不是孤立、單一的,而是彼此關聯。

1. 縱向分析:分析每個主管關注的重點指標,縱向剖析業務完成情況,通過同比、環比、完成率、達成率、月趨勢等多種角度;也可通過不同分類、不同渠道、不同分公司等多角度進行多維度剖析指標情況。
2. 橫向分析:分析重點指標與其他指標的關聯關係,從宏觀的角度關聯分析其他指標對重點指標的影響程度和影響範圍。
可根據業務關聯性,將指標按照重要性、關聯性進行分層歸類,可以形成逐級的業務分析思路。


今天我們就先到這,下禮拜再見啦!
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